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Description du poste :

Ce poste est une opportunité à long terme. Un contrat sous Aston Carter avec notre client avant de devenir permanent avec eux. Notre client est l'un des leaders de l'industrie aérospatiale.

Ce poste est un nouveau poste créé en raison de la charge de travail élevée dans l'équipe des assistants administratifs. Cette personne travaillera en étroite collaboration avec le Centre de Compétences Energie. Il s'agit essentiellement de la fabrication de moteurs d'avions et de systèmes mécaniques (roues, freins...).

Il s'agit d'une nouvelle fonction, l'environnement sera donc changeant et le poste évoluera avec le temps.

Le poste est axé sur des tâches administratives de comptabilité liées aux partenaires externes du client. La majeure partie du travail est effectuée par le biais de SAP.

Logiciels : Maximo, ARMS, SAP.

Cette personne soutiendra les 4 assistants administratifs de l'équipe et recevra une formation de leur part. Elle devra également travailler avec différents départements (finances, achats, RH...).

RESPONSABILITÉS

• Traitement des factures

• Création de PR/PO dans SAP (Purchase Requisitions et Purchase Orders)

• Ajouter des fonds de commande dans SAP

• Travailler avec les Finances pour créer des PO 2024 et mettre à jour les MasterFiles PO pour les ODC, les contractants, les frais généraux et les services (partenaires externes).

• Créer des numéros de fournisseurs avec le service des achats

• Vérification des taux, des heures et de l'approbation du gestionnaire pour l'approbation des factures dans SAP sur une base hebdomadaire.

• Assurer le suivi de la réception en temps voulu des factures des clients afin d'éviter les régularisations à la fin du trimestre et de l'année.

• Valider les informations du fournisseur pour obtenir l'accès au SGA.

• Donner l'accès ARMS demandé. La personne n'assure pas le suivi des problèmes liés à l'ARMS (action à prendre par l'IT).

Compétences :

Saisie de données, bilingue, soutien administratif, saisie de données Excel, Microsoft office, google suite, comptabilité, facturation, gestion de bureau, Outlook, classement, jour ouvrable.

Compétences et qualifications supplémentaires :

MUST HAVES

• Diplôme d'études secondaires

• Au moins 2 à 3 ans d'expérience en administration et connaissance de la facturation et des principes comptables.

• A l'aise sur ordinateur, expérience de la saisie de données.

• Maîtrise du français et niveau professionnel en anglais

• Expérience de travail avec la suite MS Office et/ou Google Suite

BON A SAVOIR

• Expérience de travail avec SAP ou ARMS

• Expérience de travail dans une entreprise en évolution ou en croissance.

  Uniquement les candidats qualifi é seront contactés

Description:

This role is a long-term opportunity. A contract under Aston Carter with our client before going permanent with them. Our client is one of the leaders in the aerospace industry.

This role is a new position created due to the high workload in the team of administrative assistants. This person will be working closely with the Center of Energy skills (Centre de Competences Energie). They are basically focused on the manufacturing of planes engines and mechanical systems (wheels, brakes ...)

Since this is a new role, it will be a changing environment and the position will evolve with time.

The position is focused on accounting administrative duties related to the external partners of the client. Most of the job is done through SAP.

Software: Maximo, ARMS, SAP.

This person will be supporting the 4 administrative assistants from the team, and receive training from them. This will also require working with different departments (finance, procurement, HR ..)

RESPONSIBILITIES

• Process invoices

• Creation of PR/POs in SAP (Purchase Requisitions and Purchase Orders)

• Add PO funds in SAP

• Work with Finance to create 2024 POs and update PO MasterFiles for ODCs, Contractors, Overheads and Services (External partners)

• Create Vendor #s with Procurement

• Verification of rates, hours and Manager approval for invoice approval in SAP on a weekly basis

• Follow-up on timely receipt of invoices from customers to avoid accruals at quarter and year-end.

• Validate supplier information to obtain ARMS access.

• Give requested ARMS access. The person will not follow up on ARMS-related problems (action to be taken by IT).

Skills:

Data entry, Bilingual, Administrative support, Excel data entry, Microsoft office, google suite, Accounting, Invoicing, Office management, Outlook, Filing, workday

Additional Skills & Qualifications:

MUST HAVES

• High school diploma

• At least 2 to 3 years of experience in administration and knowledge of invoicing, and accounting principles.

• Comfortable working on a computer, experience with data entry

• Fluent in French and professional level in English

• Experience working with MS Office suite and/or Google Suite

NICE TO HAVES

• Experience working on SAP or ARMS

• Experience working in a changing/growing company.

Only qualified candidates will be contacted

À propos d'Aston Carter:

Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, la chaîne d’approvisionnement et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l'industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre réseau expansif pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie-Pacifique et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté le double diamant ClearlyRated Best of Staffing® pour notre service aux clients et aux talents.

La diversité, l’équité et l’inclusion

Chez Aston Carter, la diversité et l’inclusion constituent le pont vers l’équité et la réussite de notre personnel. La diversité, l’équité et l’inclusion (DE&I) sont ancrées dans notre culture par :

• L’embauche des talents diversifiés ;

• Le maintien d’un environnement inclusif par une autoréflexion permanente ;

• La mise en place d’une culture de soin, d’engagement, et de reconnaissance par des résultats concrets ;

• L’assurance des opportunités de croissance pour nos gens.

Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi.

Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com (%20astoncarteraccommodation@astoncarter.com) pour connaître d’autres options d’accommodement.

Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec)

About Aston Carter:

Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® double diamond winner for both client and talent service.

Diversity, Equity & Inclusion

At Aston Carter, diversity and inclusion are a bridge towards the equity and success of our people. DE&I are embedded into our culture through:

• Hiring diverse talent

• Maintaining an inclusive environment through persistent self-reflection

• Building a culture of care, engagement, and recognition with clear outcomes

• Ensuring growth opportunities for our people

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